L'Association est connue sous le nom «Association Ludo-Outaouais».

Ludo-Outaouais est un organisme sans but lucratif, constitué d'un regroupement d'amateurs de jeux de société, basé en Outaouais.

La mission de l'Association est de promouvoir les jeux de société en général, et de desservir la population de la grande région de Gatineau avec des activités telles que (mais non limitées à):

• le partage des actualités ludiques régionales, nationales et internationales, via un site web et/ou des médias sociaux;
• la tenue de rencontres pan-québécoises;
• la collaboration aux activités ludiques organisées par des tiers locaux.

Le français est la langue de travail des membres du conseil d'administration. Toutefois, à des fins de communications publiques, l'utilisation des deux langues officielles peut être appliquée.

Le siège social de l'Association est situé à Gatineau (Québec) à une adresse déterminée par les administrateurs de l'Association.

• Le terme Association désigne l'Association Ludo-Outaouais;
• Les termes conseil d'administration désigne le conseil d'administration de l'Association Ludo-Outaouais;
• Le terme membre désigne toute personne reconnue comme tel par l'Association, en vertu du Chapitre 2.
• Dans le présent document, le genre masculin est utilisé sans discrimination, dans le but d'alléger le texte, et désigne tout autant les hommes que les femmes.

Le terme membre désigne toute personne possédant le droit de voter durant les assemblées générales, ainsi que le droit d'être élu au conseil d'administration.

L'achat d'une carte de membre annuelle confère à son acquéreur le statut de membre actif jusqu'au 31 décembre de l'année en cours. Outre leur droit de participation à l'Association, les membres actifs peuvent bénéficier de divers avantages (voir 7.3).

Le terme membre votant s'applique aux personnes ayant fait l'achat d'une carte de membre de l'année précédente. Les membres votants ont encore le droit de participer à l'assemblée générale annuelle ainsi qu'aux assemblées générales spéciales, mais n'ont pas d'autres avantages. Ils perdront définitivement leur statut de membre à la fin de l'année en cours, à moins de racheter une carte de membre.

Le conseil d'administration a la responsibilité de préparer et d'offrir des cartes de membre dès le mois de janvier de chaque année. C'est le conseil qui détermine le coût de la carte, ainsi que les avantages conférés aux membres actifs. Lesdits avantages peuvent changer sans préavis.

Les membres honoraires sont désignés par l'Association en reconnaissance des services rendus à l'Association et ses membres, ou de leur intérêt aux activités de l'Association. Ces membres peuvent être actifs ou votants, au choix.

Le conseil d'administration peut former par résolution un ou plusieurs comités, en fonction des besoins de l'Association, tout en identifiant le mandat précis de ce comité. Il doit toujours y avoir au moins un membre du conseil d'administration responsable de superviser chaque comité.

L'assemblée générale se compose de tous les membres qui y sont admissibles en vertu du présent document.

Une assemblée générale peut être convoquée en tout temps par le conseil d'administration. Un avis de convocation accompagnée de l'ordre du jour doit être envoyé aux membres au moins deux (2) semaine à l'avance. Toute convocation, quelle que soit la nature de l'assemblée générale est acheminée par courriel aux membres.

L'assemblée générale est souveraine. À ce juste titre:

• Elle détermine les orientations générales;
• Elle définit les priorités auxquelles l'Association doit se rattacher;
• Elle approuve les rapports sur la gestion et sur la situation financière et morale de l'Association;
• Elle adopte, révoque ou amende les Règlements généraux.

Le quorum est déterminé en fonction des membres présents à l'assemblée générale annuelle ou spéciale.

À moins d'avis contraire, les règles de procédure suivront généralement celles du code Morin. Pour être admissible, tous les points qui sont ajoutés durant l'assemblée au point «Varia» nécessite l'approbation des deux tiers des membres présents.

Chaque membre présent a un droit de vote. Le vote se prend à main levée à moins que le scrutin secret ne soit demandé par deux membres et accepté par les deux tiers des membres de l'assemblée. Le vote par procuration écrite est accepté. Le président d'assemblée possède un droit de vote prépondérant en cas d'égalité des voix.

L'assemblée générale a lieu avant le dernier jour de mars suivant la fin de l'exercice financier.

L'avis de convocation est acheminé par courriel aux membres deux (2) semaines avant la date fixée et comprend l'ordre du jour indiquant la date et le lieu de l'assemblée.

L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle devra prévoir obligatoirement:

• La présentation, pour adoption, du rapport des activités du CA, du bilan financier de l'Association et des rapports d'activités s'il y a lieu dans ce dernier cas;
• L'adoption d'un plan d'action pour l'année à venir;
• L'élection des membres du conseil d'administration;
• La nomination d'un vérificateur et/ou d'un conseiller juridique, si la situation le requiert;
• Des amendements aux Statuts & Règlements de l'Association, s'il y a lieu.

• Le conseil d'administration peut convoquer une assemblée générale spéciale pour l'étude d'un ou quelques points spécifiques constituant exclusivement l'ordre du jour, à moins que l'assemblée, à l'unanimité, n'en dispose autrement.
• Dix (10) membres peuvent aussi, sur requête écrite et signée par tous adressée au secrétaire de l'Association, demander la convocation d'une assemblée générale spéciale dans les délais prévus à l'article 11.2 à compter de la date de réception de la requête.

Le conseil d'administration est composé de sept (7) personnes élues par l'assemblée générale annuelle. L'organigramme se présente de la manière suivante :

• Un président
• Un vice-président
• Un trésorier
• Un secrétaire
• Un webmestre
• Un relationniste
• Un administrateur

Lors de l'assemblée générale annuelle, les membres élisent sept (7) d'entre eux au conseil administratif de l'Association en vertu de l'article 13.1.

Les postes sont scindés en deux groupes et ils sont mis aux voix en alternance. Le premier groupe (années paires): le vice-président, le trésorier, le webmestre et l'administrateur. Le deuxième groupe (années impaires): le président, le secrétaire et le relationniste.

S'il y a plus d'un candidat pour un poste, il y aura élection à main levée, à moins que deux membres de l'Assemblée demandent que les élections se fassent secrètement par bulletin de vote.

• Le conseil assure la réalisation et l'exécution des décisions de l'assemblée générale;
• Le conseil administre les affaires courantes de l'Association;
• Le conseil convoque les assemblées;
• Le conseil forme les comités.

La durée du mandat est de deux ans, renouvelable par voie d'élection, en vertu de l'article 13.2.

Le conseil d'administration doit tenir au moins trois (3) réunions durant l'année financière.

Le quorum est égal à la moitié des membres élus du conseil + 1.

Le secrétaire est responsable de la tenue du registre. Les avis de convocation ainsi que les procès-verbaux doivent être signés soit par le président, soit par le secrétaire.

Le conseil d'administration comble les postes vacants pouvant survenir au cours de l'année par un membre. La personne ainsi désigné occupe son poste de manière intérimaire jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle.

Tout membre du conseil d'administration doit faire parvenir un préavis de quinze (15) jours ouvrables avant son départ officiel.

Les membres du conseil d'administration ne sont pas rémunérés. Seuls les comptes de dépense autorisés par le C.A. seront honorés.

Le conseil d'administration peut suspendre ou expulser un membre qui cause préjudice à l'Association dans la poursuite de sa mission. Le membre suspendu ou expulsé peut en appeler de la décision à l'assemblée générale.

Un membre du C.A. ne peut s'absenter plus de trois fois aux séances du conseil d'administration durant son mandat. Si ce problème d'absentéisme persiste, il sera démis de ses fonctions.

Le comité de direction est composé de 3 membres du conseil d'administration. Le président en sera membre d'office. Les deux autres membres qui en feront partie seront déterminés lors de la première séance (ou réunion) du conseil d'administration.

Le Comité de direction se limite à prendre des décisions dans un contexte d'urgence seulement.

Toutes les décisions du Comité de direction doivent être entérinées par le C.A. à sa prochaine séance.

• Présider les séances du conseil d'administration et les assemblées;
• Préparer les avis de convocation et les ordres du jour;
• Assurer le suivi des résolutions;
• Assurer l'application des règlements de l'Association;
• Représenter l'Association auprès des organismes en général;
• Faire un rapport annuel des activités de l'Association lors de l'assemblée générale;
• Être membre ex-officio de chaque comité;
• Signer les chèques, autres effets bancaires, contrats et autres documents officiel conjointement avec le vice-président ou le trésorier.

• Constituer un réseau d'influence aux bénéfices des membres;
• Assurer le fonctionnement de l'organisme au niveau logistique et organisationnel;
• Signer les chèques et autres effets bancaires conjointement avec le président ou le trésorier;
• Signer, le cas échéant, les contrats et autres documents officiels conjointement avec le président;
• Remplacer le président en son absence;
• Participer au développement des services aux membres;
• Être membre ex-officio des comités ad hoc tels que le comité des tournois, des activités mensuelles et l'organisation d'un événement annuel.

• Rédiger la correspondance inhérente aux activités de l'Association;
• Rédiger les procès-verbaux des séances du conseil d'administration et des assemblées;
• Assurer l'envoi des convocations;
• Assurer l'observance technique des Statuts & Règlements de l'Association;
• Vérifier la mise à jour des courriels des membres;
• Avoir la garde des archives de l'Association.

• Gérer la petite caisse;
• Percevoir les cotisations;
• Déposer les recettes de l'Association à une institution financière déterminée par le conseil d'administration;
• Signer les chèque et autres effets bancaires conjointement avec le président ou le vice-président;
• Signer, le cas échéant, les contrats et autres documents officiels conjointement avec le président;
• Présenter des états financiers à chaque séance du conseil d'administration;
• Présenter un bilan lors de l'assemblée générale annuelle;
• Préparer un état prévisionnel pour l'année financière en cours qui sera adopté par le conseil d'administration.

• Assurer la diffusion de l'information à travers le site Web de l'Association;
• Assurer l'entretien et la mise à jour du site;
• Accomplir toute autre tâche connexe à ses fonctions.

• Représenter l'association auprès des médias;
• Rédiger les communiqués de presse;
• Rédiger les documents relatifs aux activités de l'association.

L'exercice financier de l'Association débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre ou à tout autre date déterminée par le conseil d'administration.

Tous les chèques et tous les effets bancaires sont signés pas deux personnes parmi le président, le vice-président et le trésorier.

Toute dépense non prévue par le budget (état prévisionnel) et non autorisée par le conseil d'administration entraîne la responsabilité personnelle de celui qui l'a faite ou permise.

Si la situation de l'Association le requiert, un vérificateur et/ou un conseiller juridique seront nommés lors de l'Assemblée Générale Annuelle ou lors d'une assemblée générale spéciale à cet effet, en vertu des articles 10.3, 11.3 et 12.

Le conseil d'administration fait tenir par le trésorier le ou les livres de comptabilité dans lesquels sont inscrits les recettes/déboursés ainsi que les reçus officiels de l'Association. De plus, tous les contrats, dettes, obligations sont enregistrées et déposées dans un livre comptable approprié ou numérisées dans un fichier identifié à cet effet.

Les amendements apportés aux Statuts & Règlements de l'Association sous forme d'addition, d'abrogation ou de modification doivent être préalablement annoncés avant l'assemblée générale annuelle, en vertu des articles 10.3 et 11.3 et acceptés par les deux tiers des membres présents.

L'Association ne peut être dissoute que par un vote des deux tiers des membres présents à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin et précédée d'un avis public de trente (30) jours. Si la dissolution est votée, le conseil d'administration devra procéder à la dissolution en respectant les dispositions suivantes des lettres patentes :

Au cas de liquidation de l'Association ou distribution des biens de l'Association, ces derniers seront dévolus à un organisme de bienfaisance identifié lors de l'assemblée générale spéciale.

À noter que les membres et les administrateurs ne sont pas propriétaires de l'organisme et ils ne peuvent pas se partager les biens de l'organisme en cas de dissolution.